coordination des activitÉs & des locations

Tâches spécifiques

Supervision de l’accueil

• Prise des appels téléphoniques;
• Accueil du public, des artistes et des clients qui se présentent à nos bureaux;
• Ouverture et fermeture de la Galerie en temps d’exposition;
• Réception du courrier;

 

Gestion de plancher

• Recherche de nouveaux bénévoles en début de saison et développement d’outils de fidélisation;
• Assurer la formation du personnel d’accueil et gestion des horaires de travail conséquents;
• Assurer un soutien continu auprès de l’équipe de production sur le plancher;
• Assurer le respect des règles de sécurité et sanitaires en temps d’activités publiques ;
• Préparer le lieu pour les invités et le public : confort, atmosphère, propreté, etc.;
• fe placier.ère.

 

Gestion des locations

• Informer les locataires des procédures et des politiques de location en vigueur;
• Répondre aux demandes de location des studios de répétitions ainsi qu’aux demandes de résidences en studio, procéder aux réservations et en assurer le suivi;
• Assurer le bon ordre des studios de répétition au moyen de visites quotidiennes;
• Gérer les demandes de locations du Café-Bar, du Théâtre et de la Galerie, coordonner les visites des espaces et concevoir les contrats en collaboration avec le Directeur technique du MAI;
• Promouvoir la location des espaces du MAI auprès de clientèles ciblées.

 

Coordination administrative

• Coordination des réunions d’équipe, des anniversaires, des départs, des rencontres équipe-CA et des lacs-à-l ’épaule annuels;
• Faire le suivi des partenariats avec TUXEDO, Accès Montréal, Stationnement Parc, Emploi-Québec, etc.;
• Gestion des caisses de la Billetterie et des locations;
• Élaboration et gestion du budget Coordination;
• Mises à jour des statistiques;
• Préparation des paies des employés ponctuels et du bureau 103;
• Comptabilisation de la fréquentation des activités du MAI en forme de statistiques

 

Coordination du bureau 103 – ressources humaines et logistique

• Embauche, formation et supervision de la/du Responsable de la Billetterie et des employés de bar dans leur poste respectifs, gestion des horaires, planification et coordination des différentes tâches du département;

 

Coordination du Café-Bar, des évènements spéciaux et des premières

• Assurer un accueil chaleureux auprès des artistes programmés;
• Planifier et assurer la logistique des premières et des vernissages;
• Faire les demandes de permis annuels et ponctuels en lien avec les activités;
• Développer des stratégies événementielles selon les activités et engager des partenariats avec des fournisseurs ciblés;
• Effectuer les achats et les commandes liés à la vente et à la maintenance du Café-Bar;
• Programmer, gérer et compiler les ventes à l’aide du logiciel SQUARE;

 

Exigences / Qualifications

• Une certaine expérience en gestion et/ou en coordination
• Capacité éprouvée de résoudre des problèmes et de penser de façon créative pour développer des solutions uniques et efficaces
• Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite
• Capacité de travailler dans un environnement chargé ; organisé, polyvalente, capacité à équilibrer plusieurs dossiers à la fois
• Excellentes compétences en informatique, en particulier MS Office Suite, G Suite et cloud management
• Compréhension de base de l’IT
• Compétences comptables de base et expérience en matière de budgétisation et de comptes à payer et à recevoir
• Expérience en gestion des données (statistiques), processus administratifs et connaissance des principes administratifs et des meilleures pratiques
• Connaissance des arts pluridisciplinaire
• Désir d’innover activement et d’améliorer les opérations actuelles
• Excellent esprit d’équipe. Capacité de cultiver et de maintenir une culture d’équipe positive et engageante
• Initiative, autonomie, créativité, polyvalence et rigueur
• Capacité à travailler avec des points de vue divergents et des priorités concurrentes
• Leadership caractérisé par un esprit collaboratif et flexible, empreint d’une intégrité reconnue
• Désir de développer leur carrière et d’assumer d’autres responsabilités à l’avenir

• Connaissances approfondies en développement organisationnel et de la gestion de projet.

Exigences linguistiques

• Le poste requiert l’utilisation des deux langues officielles. Les exigences relatives à la seconde langue officielle sont les suivantes : compétence orale, et compréhension de l’écrit, niveau avancé; expression écrite, niveau intermédiaire.

 

Conditions 

Horaire du lundi au vendredi 10h à 18h / 35 heures/semaine et soirs de première

Cinq (5) semaines de vacances payées

Salaire selon l’expérience

 

* Important : Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’attention de Míchael Toppings, Directeur général / artistique avant minuit le lundi 3 mai / [email protected]

 

Le MAI s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population québécoise / canadienne. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles : femmes, minorités visibles, Autochtones et personnes handicapées.

Seules les candidatures accompagnées d’un CV et d’une lettre d’intérêt seront examinées. Nous remercions tou-te-s les candidat-e-s de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

 

Crédits: Lévriers de Sophie Gee

Photo de Svetia Atanasova