Offre d'emploi

COORDINATION DES ACTIVITÉS & DES LOCATIONS

Date de clôture : 3 mai 2021

Date de début : 18 mai 2021

Description du poste

Sous la supervision de la direction générale, le rôle du/de la coodonnatrice.eur des activités et des locations est d’assurer le bon déroulement des opérations liées aux activités de la programmation et des services offerts par le MAI, notamment via la gestion générale et administrative du bureau 103. Il.elle est responsable du recrutement, de la formation et de la coordination du bar staff et des bénévoles placiers.ères. Il.elle est également responsable de la location et de la gérance des espaces du MAI (studios, Théâtre, Galerie et Café-Bar) et en administre la logistique tout au long de l’année.

Occupant un rôle central au sein de l’équipe, elle.il est en constante relation avec les départements de la direction, des communications, de la comptabilité, des productions, de l’engagement et de la technique.

Tâches spécifiques

Supervision de l’accueil

  • Prise des appels téléphoniques;
  • Accueil du public, des artistes et des clients qui se présentent à nos bureaux;
  • Ouverture et fermeture de la Galerie en temps d’exposition;
  • Réception du courrier;

 

Gestion de plancher

  • Recherche de nouveaux bénévoles en début de saison et développement d’outils de fidélisation;
  • Assurer la formation du personnel d’accueil et gestion des horaires de travail conséquents;
  • Assurer un soutien continu auprès de l’équipe de production sur le plancher;
  • Assurer le respect des règles de sécurité et sanitaires en temps d’activités publiques ;
  • Préparer le lieu pour les invités et le public : confort, atmosphère, propreté, etc.;
  • fe placier.ère.

 

Gestion des locations

  • Informer les locataires des procédures et des politiques de location en vigueur;
  • Répondre aux demandes de location des studios de répétitions ainsi qu’aux demandes de résidences en studio, procéder aux réservations et en assurer le suivi;
  • Assurer le bon ordre des studios de répétition au moyen de visites quotidiennes;
  • Gérer les demandes de locations du Café-Bar, du Théâtre et de la Galerie, coordonner les visites des espaces et concevoir les contrats en collaboration avec le Directeur technique du MAI;
  • Promouvoir la location des espaces du MAI auprès de clientèles ciblées.

 

Coordination administrative

  • Coordination des réunions d’équipe, des anniversaires, des départs, des rencontres équipe-CA et des lacs-à-l ’épaule annuels;
  • Faire le suivi des partenariats avec TUXEDO, Accès Montréal, Stationnement Parc, Emploi-Québec, etc.;
  • Gestion des caisses de la Billetterie et des locations;
  • Élaboration et gestion du budget Coordination;
  • Mises à jour des statistiques;
  • Préparation des paies des employés ponctuels et du bureau 103;
  • Comptabilisation de la fréquentation des activités du MAI en forme de statistiques

 

Coordination du bureau 103 – ressources humaines et logistique

  • Embauche, formation et supervision de la/du Responsable de la Billetterie et des employés de bar dans leur poste respectifs, gestion des horaires, planification et coordination des différentes tâches du département;

 

Coordination du Café-Bar, des évènements spéciaux et des premières

  • Assurer un accueil chaleureux auprès des artistes programmés;
  • Planifier et assurer la logistique des premières et des vernissages;
  • Faire les demandes de permis annuels et ponctuels en lien avec les activités;
  • Développer des stratégies événementielles selon les activités et engager des partenariats avec des fournisseurs ciblés;
  • Effectuer les achats et les commandes liés à la vente et à la maintenance du Café-Bar;
  • Programmer, gérer et compiler les ventes à l’aide du logiciel SQUARE;

 

Exigences / Qualifications

  • Une certaine expérience en gestion et/ou en coordination
  • Capacité éprouvée de résoudre des problèmes et de penser de façon créative pour développer des solutions uniques et efficaces
  • Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite
  • Capacité de travailler dans un environnement chargé ; organisé, polyvalente, capacité à équilibrer plusieurs dossiers à la fois
  • Excellentes compétences en informatique, en particulier MS Office Suite, G Suite et cloud management
  • Compréhension de base de l’IT
  • Compétences comptables de base et expérience en matière de budgétisation et de comptes à payer et à recevoir
  • Expérience en gestion des données (statistiques), processus administratifs et connaissance des principes administratifs et des meilleures pratiques
  • Connaissance des arts pluridisciplinaire
  • Désir d’innover activement et d’améliorer les opérations actuelles
  • Excellent esprit d’équipe. Capacité de cultiver et de maintenir une culture d’équipe positive et engageante
  • Initiative, autonomie, créativité, polyvalence et rigueur
  • Capacité à travailler avec des points de vue divergents et des priorités concurrentes
  • Leadership caractérisé par un esprit collaboratif et flexible, empreint d’une intégrité reconnue
  • Désir de développer leur carrière et d’assumer d’autres responsabilités à l’avenir
  • Connaissances approfondies en développement organisationnel et de la gestion de projet.

Exigences linguistiques

  • Le poste requiert l’utilisation des deux langues officielles. Les exigences relatives à la seconde langue officielle sont les suivantes : compétence orale, et compréhension de l’écrit, niveau avancé; expression écrite, niveau intermédiaire.

 

Conditions 

Horaire du lundi au vendredi 10h à 18h / 35 heures/semaine et soirs de première

Cinq (5) semaines de vacances payées

Salaire selon l’expérience

 

* Important : Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’attention de Míchael Toppings, Directeur général / artistique avant minuit le lundi 3 mai / [email protected]

 

Le MAI s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population québécoise / canadienne. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes cibles : femmes, minorités visibles, Autochtones et personnes handicapées.

Seules les candidatures accompagnées d’un CV et d’une lettre d’intérêt seront examinées. Nous remercions tou-te-s les candidat-e-s de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

 

Crédits: Lévriers de Sophie Gee

Photo de Svetia Atanasova