Offre d'emploi : coordonnatrice(eur) aux activités (disponible en français seulement)


Date limite pour envoyer votre candidature : mercredi 22 octobre à 18 h

Sous la supervision de la direction générale, le rôle du/de la coordonnatrice(eur) aux activités est d’assurer le bon déroulement des opérations en lien avec les activités de la programmation et de certains services offerts par le MAI. Cette personne est responsable de la gestion du service à la clientèle, de la billetterie, du Café-Bar, de la location des espaces (Café, Théâtre, Galerie, studios de répétitions), de la logistique des activités (ateliers, vernissages, soirs de première) et des ressources humaines liées à son département. Elle est en charge d’identifier les besoins selon les activités à venir, de faire la planification, la gestion budgétaire et administrative ainsi que la formation du personnel et des bénévoles. Poste central et de soutien, elle est en constante communication avec les départements de la direction, des communications, de la comptabilité, des productions, de l’accompagnement et de la technique. Elle travaille en étroite collaboration et est soutenue dans son mandat par la responsable de billetterie/adjointe à la coordination et les gérant(e)s de salles. Elle est amenée à adapter et développer des outils de gestion et de facilitation pour permettre au personnel de son département une meilleure autonomie et communication tout en restant proche des valeurs de l’organisme. Elle travaille quotidiennement au développement des relations internes (personnel et bénévoles) et externes (fournisseurs, institutions, organismes et résidents du quartier) et ce, dans un objectif de collaboration et de fidélisation tout en faisant preuve de diplomatie et d’altruisme.

Description de tâches

Service à la clientèle et location des espaces :
• Répondre aux demandes d’informations, s’assurer du suivi dans un délai raisonnable et/ou transfère aux départements concernés.
• Gérer les demandes de locations pour le Café, Théâtre et la Galerie, visite des espaces et conception des ententes en collaboration avec le directeur technique.
• Soutenir à l’adjointe à la coordination pour les demandes de locations des deux studios de répétitions.

Gestion de la billetterie :
• Programmation du logiciel de billetterie Boxxo et faire les liens avec le fournisseur Boxxo.
• Ventes de billets et des abonnements lorsque la responsable de billetterie n’est pas disponible.
• Superviser et soutenir la responsable de billetterie dans le suivi et la mise à jour des listes, la mise à jour de notre base de données, la gestion des partenaires pour la vente des billets l’externe (Atuvu.ca, la vitrine, etc.), la prévente, la promotion des abonnements, etc.
• Préparation avec l’adjointe des rapports de billetterie de postproduction destinés à l’équipe de production et du MAI.
• Gérer les imprévus.

Gestion des opérations et logistique d’événements :
• Assurer une présence pour tous les soirs de premières, à certaines activités et lors des locations dans le Café/Théâtre/Galerie selon la politique de gestion des heures établie par la direction.
• Planifier et assurer la logistique des premières et des vernissages (commandes auprès des fournisseurs, horaire du personnel, configuration de salle, politique d’accueil, procédures d’entrée en salle).
• Coordonner l’équipe en place selon l’horaire des activités.
• Commandes auprès des fournisseurs, coordination des livraisons et suivi de l’inventaire du Café-Bar.
• Préparation de la table d’accueil et s’assurer que les outils de communications sont disponibles pour le public.
• Programmation de la caisse enregistreuse.

Ressources humaines liées au département de la coordination :
• Rechercher, sélectionner et faire passer des entrevues pour le/la responsable de billetterie/adjoint(e) à la coordination et les gérant(e)s de salles.
• Rechercher des bénévoles et développer des outils de fidélisation.
• Former le personnel et les bénévoles.
• Planifier les horaires selon les besoins de la programmation.
• Superviser et soutenir les tâches de l’adjointe à la coordination, des gérantes de salle et des bénévoles.

Administration et comptabilité :
• Facturations et encaissements des locations d’espaces, de matériels et de ventes d’articles
• Mise à jour des statistiques liées aux activités du MAI (expositions, vernissages, visites guidées, ateliers, spectacles, locations, etc.) et fournir des rapports à la direction lorsqu’elle en a besoin.
• Gestion du budget de la coordination relatif à l’accueil, à la gestion du café aux activités.
• Gestion des petites caisses.
• Production de rapports mensuels destinés à la comptabilité.
• Remise d’un rapport trimestriel d’un rapport sur les ventes du Café-Bar.
• Compilation des fermetures de jour et des caisses du Café-Bar.
• Demande de permis (MAPAQ, RACJ) et de subvention à Emploi-Qc.

Soutien aux communications :
• Soutenir les départements des communications (mise à jour des affichages et du visuel sur les réseaux sociaux et le site web après chaque production).
• Mise à jour du site web du MAI et des réseaux sociaux selon l’échéancier et en collaboration avec l’adjointe.
• Soutenir le développement du public.

Autres tâches connexes :
• Organiser les activités pour l’équipe (« Lac à l’épaule », party avec l’équipe et le CA, anniversaires, départs, etc.).
• Représenter le MAI à l’occasion.
• Secrétariat, classement et archivages des dossiers reliés à son secteur (selon la méthode établie par la Direction).
• Présence aux réunions d’équipe.
• Ouverture et fermeture de la Galerie en collaboration avec l’adjointe.
• Prise en charge de projet à petite échelle afin d’augmenter la visibilité du MAI.
• Autres tâches connexes selon la période de l’année.

Exigences
• Minimum de deux (2) ans d’expérience en gestion d’événement ou dans un poste similaire.
• Excellente capacité organisationnelle.
• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
• Expérience dans le milieu culturel, un atout.

Compétences recherchées
• Entregent, dynamisme, ponctualité, autonomie, et esprit d’initiative.
• Bonnes connaissances requises des outils informatiques (Suite Office, Internet et des réseaux sociaux)
• Connaissances du logiciel de billetterie Boxxo, de Simple Comptable et des logiciels de graphisme, un atout.
• Intérêt pour le milieu culturel.

Contrat permanent débutant à temps partiel à 20 h/semaine du 10 novembre jusqu’à fin janvier et par la suite à temps plein à 35 h par semaine.

Salaire à discuter selon expérience.

Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre d’intention par courriel à l’adresse suivante : info@m-a-i.qc.ca ou l’apporter en personne (fortement recommandé). Prenez note que nous n’accuserons pas réception de votre demande. Seulement les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Les entrevues auront lieu la semaine du 27 octobre.

Offre d’emploi en version pdf.

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