© Coco Guzman

JOB POSTING - Activities Coordinator


May 22, 2017


JOB POSTING - Activities Coordinator



Le MAI (Montréal, arts interculturels) est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur aux activités.



Mandat :
Sous la supervision de la direction générale, le rôle du/de la coordonnatrice (eur) aux activités est d’assurer le bon déroulement des opérations liées aux activités de la programmation et des services offerts par le MAI. Cette personne est responsable de la gestion du service à la clientèle, de la billetterie, du Café-Bar, de la location des espaces (Café, Théâtre, Galerie, studios de répétitions), de la logistique des activités (ateliers, vernissages, soirs de première) et des ressources humaines liées à son département. Elle/il est responsable d’identifier les besoins selon les activités à venir, de faire la planification, la gestion budgétaire et administrative ainsi que la formation du personnel et des bénévoles. Poste central et de soutien, elle/il est en constante communication avec les départements de la direction, des communications, de la comptabilité, des productions, de l’accompagnement et de la technique. Elle/il travaille en étroite collaboration et est soutenue dans son mandat par la/le responsable de billetterie/adjoint. e à la coordination. Elle/il est amené. e à adapter et développer des outils de gestion et de facilitation pour permettre au personnel de son département une meilleure autonomie et communication tout en restant proche des valeurs de l’organisme. Elle/il travaille quotidiennement au développement des relations internes (personnel et bénévoles) et externes (fournisseurs, institutions, organismes et résidents du quartier), et ce, dans un objectif de collaboration et de fidélisation tout en faisant preuve de diplomatie et d’altruisme.




Description des tâches :

Service à la clientèle et location des espaces :
• Répondre aux demandes d’informations et en assurer le suivi.
• Gérer les demandes de locations pour le Café, Théâtre et la Galerie, les visites des espaces et la conception des ententes en collaboration avec le directeur technique.
• Soutenir l’adjoint. e à la coordination pour les demandes de locations des studios de répétition.

Gestion de la billetterie :
• Programmer le logiciel de billetterie Boxxo pour la saison à venir et en faire la gestion tout au long de l’année.
• Gérer la vente de billets et des abonnements.
• Superviser et soutenir la/le responsable de billetterie dans le suivi et la mise à jour des listes, la mise à jour de notre base de données, la gestion des partenaires pour la vente des billets à l’externe (Atuvu.ca, la vitrine, etc.), la prévente, la promotion des abonnements et des spectacles, etc.
• Préparer les rapports de billetterie de postproduction destinés à l’équipe de production et du MAI.

Gestion des opérations et logistique des événements :
• Planifier et assurer la logistique des premières et des vernissages.
• Coordonner l’équipe en place selon l’horaire des activités.
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs et gérer l’inventaire du Café Bar en priorisant des produits locaux/liés à la programmation.
• Préparer la table d’accueil et s’assurer que les outils de communications sont disponibles pour le public.
• Programmer, gérer et compiler les ventes au bar avec le logiciel SQUARE.

Ressources humaines liées au département de la coordination :
• Effectuer les entrevues pour le poste du/de la responsable de billetterie/adjoint(e) à la coordination et pour les postes de gérant(e) s de salles.
• Rechercher de nouveaux bénévoles en début de saison, effectuer la soirée de formation annuelle et développer des outils de fidélisation.
• Former le personnel et les bénévoles.
• Planifier les horaires selon les besoins de la programmation.
• Superviser et soutenir les tâches de l’adjoint(e) à la coordination, des gérantes de salle et des bénévoles.

Administration et comptabilité :
• Facturer et encaisser les locations d’espaces, de matériels et de ventes d’articles (logiciel Simple Comptable).
• Mettre à jour les statistiques liées aux activités du MAI (expositions, vernissages, visites guidées, ateliers, spectacles, locations, etc.) et fournir des rapports à la direction au besoin.
• Gérer le budget annuel de la coordination.
• Gérer les petites caisses.
• Produire les rapports/dépôts destinés à la comptabilité.
• Gérer les demandes de permis (MAPAQ, RACJ) et les demandes de subvention avec Emploi-Qc.

Soutien aux communications :
• Soutenir les départements des communications (Facebook, Instragram, Twitter, chaîne YouTube).
• Soutenir le développement du public.

Autres tâches connexes :
• Organiser les activités pour l’équipe (« Lac à l’épaule », fête annuelle avec l’équipe et le C.A., anniversaires, départs, etc.).
• Représenter le MAI dans divers évènements.
• Assister aux réunions d’équipe.
• Ouvrir et fermer la Galerie, en collaboration avec l’adjointe, en temps d’exposition.
• Autres tâches connexes selon la période de l’année.




Exigences :
• Un minimum de 3 ans d’expérience en gestion et coordination de projets et/ou d’évènements artistiques, en médiation culturelle ou autres expériences pertinentes reliées poste;
• Formation universitaire en gestion de projets, en arts, en communication ou dans un domaine connexe;
• Bonne compréhension et intérêt manifeste envers les enjeux liés au contexte interculturel dans lequel évolue le MAI
• Intérêt pour le développement de public et la médiation culturelle;
• Bonne connaissance du milieu artistique et culturel à Montréal et au Canada;
• Excellentes capacités organisationnelles;
• Capacité à travailler seul et en équipe;
• Bilinguisme (français/anglais — parlé et écrit). La connaissance d’autres langues serait un atout;
• Maîtrise de l’environnement PC, Mac et de la suite Office;
• Entregent, dynamisme, ponctualité, patience, autonomie, et esprit d’initiative;
• Connaissances du logiciel de billetterie Boxxo, de Simple Comptable et des logiciels de graphisme, un atout.



Conditions :
Date d’entrée en fonction : 19 juin 2017
Poste permanent à temps plein, 35 heures/semaines. Conditions selon expérience.

Pour postuler, veuillez envoyer votre candidature à l’attention de Claudia Parent, Coordonnatrice aux activités, via le lien ci-dessous avant le lundi 22 mai :
https://form.jotform.ca/71135347201243



Pour plus d’informations :

Claudia Parent
Coordonnatrice aux activités
MAI (Montréal, arts interculturels)
3680, rue Jeanne-Mance, bureau 103,
Montréal, H2X 2K5
514 982-1812
info@m-a-i.qc.ca



Nous accordons une grande valeur à la diversité de l’effectif, et nous encourageons les candidats à déclarer volontairement s’ils sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, autochtones et personnes handicapées. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à tous les employés et postulants.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

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